AVEPA, Asociación de Veterinarios Españoles Especialistas en Pequeños Animales, celebrará del 25 al 26 de ABRIL de 2025 el “Congreso de Especialidades Veterinarias GTA 2025” en las instalaciones del Palacio de Congresos de Zaragoza.
A tal efecto define los siguientes términos y condiciones para las empresas del sector interesadas en patrocinar el evento como expositores.
· AVEPA define el objetivo de la exposición y delimita su campo de acción.
· Los expositores son aquéllos a los que la organización ha enviado una confirmación en cuanto a espacio y precio de alquiler.
RESERVA DE ESPACIO
· El plano de la exposición comercial estará disponible siempre en el siguiente link. Los cambios realizados en el plano se publicarán online y no se comunicarán expresamente a los expositores si AVEPA no considera que puedan afectar a su stand.
· AVEPA publicará el plano de la exposición comercial con tiempo suficiente y lo enviará a las empresas que hayan mostrado interés en participar en el congreso.
· La organización se reserva el derecho a cambiar el espacio asignado, debido a circunstancias excepcionales, antes del inicio de la construcción del stand, sin que el expositor pueda hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.
PRIORIDADES DE ADJUDICACIÓN:
· Las empresas participantes en el mismo evento en su edición del año anterior tendrán prioridad para confirmar su participación y elegir ubicación de stand hasta el día 31 de diciembre de 2024.
· En el caso que el evento se celebre en una sede en la que ya se ha celebrado anteriormente, las empresas participantes tendrán prioridad sobre el espacio que tuvieron en la última ocasión en la que participó en dicha sede.
· A partir del 1 de enero de 2025 se ofrecerán los espacios disponibles a nuevas empresas.
RESERVA:
· La empresa interesada deberá hacer un bloqueo a través del sistema online AQUI.
· Una vez realizado el bloqueo recibirá un correo electrónico de confirmación de recepción del bloqueo.
· Posteriormente desde la Secretaría de enviará el contrato y factura proforma.
· El contrato deberá ser firmado y sellado por parte de la empresa cotratante en un limite de 7 días habiles. Pasados esos 7 días sin la recepción del contrato firmado AVEPA se reserva el derecho de cancelar el bloqueo.
· Tras recibir el contrato firmado AVEPA enviará la factura final via e-mail.
PATROCINIOS
· Las opciones de patrocinio están disponibles AQUI.
· Sólo las empresas con stand confirmado podrán contratar algún tipo de patrocinio dentro del evento.
· Los patrocinios se pactarán siempre por correo electrónico y no será necesaria la firma de contrato. AVEPA enviará un presupuesto que se deberá aceptar por email.
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
· AVEPA realizará la distribución de los espacios del Palacio para la construcción de stand siguiendo la normativa de seguridad vigente.
· Todos los stands incluyen un espacio aproximado de 6m (3x2) + 1 mesa + 2 sillas y potencia eléctrica. La modificación de cualquiera de estos elementos debe ser solicitado directamente a AVEPA.
· Los expositores podrán poner banners o fotocalls de un tamaño máximo de 3m de ancho en la parte trasera de su stand.
· No se permitirá la construcción de estructuras modulares ni de madera u otro material no portable.
· Durante la celebración del evento se solicita mantener dentro del espacio contratado todos los elementos de promoción de la empresa. Cualquier material que sobrepase el espacio contratado podrá ser retirado por miembros de la organización.
CELEBRACIÓN DEL EVENTO
· AVEPA enviará a los expositores detalles del montaje, celebración y desmontaje del evento con suficiente antelación.
· La organización se reserva el derecho a cambiar fechas y horas establecidas para abrir la exposición sin que los expositores puedan hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.
· No se permite alquilar el espacio de exposición total o parcialmente por parte de la empresa expositora a terceras partes.
· Sólo se puede distribuir material publicitario dentro del stand.
· No se puede utilizar amplificación de sonido sin el permiso de la organización.
· No se permite a los expositores tener sustancias inflamables, encender fuego o tener estufas encendidas sin el permiso de la organización y de acuerdo con las normas vigentes del servicio de incendios.
· No deben causarse molestias a los demás miembros de la exposición ni a los visitantes en general, según apreciación de la organización.
· Cualquier servicio de catering deberá ser solicitado a la empresa oficial del evento.
· Los expositores tienen la obligación de estar presentes o estar representados durante las horas en que la exposición esté abierta al público. Los expositores son libres de aceptar o denegar el acceso de ciertas personas a su stand, no obstante, la organización tiene acceso a los stands en todo momento.
· Los expositores están obligados a cumplir con cuantas instrucciones sean distribuidas por la organización o por el Servicio de Incendios, con respecto al montaje, construcción, decoración, publicidad, seguridad, mantenimiento y desmontaje de los respectivos stands. Si en el momento de abrir la exposición al público, alguno de los expositores no ha ocupado su stand o se sabe que no lo va a ocupar, la organización puede disponer de él sin necesidad de avisar o convocar al expositor y sin tener la obligación de devolver el dinero ya pagado o deducirlo del pago restante. En caso de no cumplir las instrucciones establecidas por la organización o/y el servicio de incendios se tomarán las medidas necesarias.
· La participación a la exposición corre a riesgo de los mismos expositores. El expositor indemnizará a la organización si se han causado daños a terceros, como consecuencia de su actuación en la exposición. La organización puede obligar a los expositores a que suscriban un seguro que cubra los daños a terceros. La organización no se responsabiliza de los objetos perdidos o dañados. Los expositores son responsables de su actuación y de la de aquéllos que directa o indirectamente actúen como empleados suyos.
· La organización fija la hora de desmontar los stands. Los objetos encontrados después de esta hora se almacenarán a riesgo del cliente. La organización tiene el derecho de vender públicamente o en privado dichos objetos el expositor tiene la obligación de dejar el espacio ocupado en las mismas condiciones que se le cedió. Si la organización considera que tienen que tomarse medidas para que el espacio vuelva a su estado original, el expositor tendrá que hacerse cargo de dichos gastos.
·En caso de que las condiciones establecidas no se cumplieran, el expositor en cuestión autoriza a la organización a cerrar o anular su stand antes o en el mismo momento sin que aquella sea responsable de las consecuencias ocasionadas al hacerlo. La organización decide en todos los casos en los que dichas condiciones no se cumplen. Las relaciones entre el participante y la organización se regularán según las leyes vigentes.
· En el caso de que el evento no se pudiera celebrar por causas ajenas a la organización, se cancelará cualquier asignación de espacio ya realizada y se devolverá el dinero que los expositores hubieran pagado hasta la fecha, deduciendo los gastos que la organización hubiera podido tener; dichos gastos se podrían asignar en su totalidad o en parte entre los expositores hasta un máximo del 15% de la cantidad a pagar por su correspondiente stand. Este reembolso se realizará en el curso de los 60 días después de la fecha de cancelación. La organización tiene derecho a cancelar la exposición sólo en circunstancias de gravedad.
FACTURACIÓN Y PAGO
· La empresa interesada deberá hacer un bloqueo a través del sistema online AQUI.
· Una vez realizado el bloqueo recibirá un correo electrónico de confirmación de recepción del bloqueo.
· Posteriormente desde la Secretaría de enviará el contrato y factura proforma.
· El contrato deberá ser firmado y sellado por parte de la empresa cotratante en un limite de 7 días habiles. Pasados esos 7 días sin la recepción del contrato firmado AVEPA se reserva el derecho de cancelar el bloqueo.
· Tras recibir el contrato firmado AVEPA enviará la factura final via e-mail.
· Las facturas deberán ser abonadas antes del 15 de febrero de 2025.
· Si el expositor se declara en bancarrota antes o durante la exposición, o si solicita o bien consigue hacer suspensión de pagos, el acuerdo se disolverá inmediatamente sin intervención judicial, si bien la organización conservaría los derechos de alquiler ya pagados o por pagar sin ninguna obligación a restituirlo.
· Si un expositor no paga el alquiler del stand en el plazo convenido, la organización puede declarar el contrato finalizado inmediatamente asegurándose que se haga responsable de los daños, mediante una cantidad igual a la suma que debe a la organización aumentada por los gastos ocasionados por la redistribución del espacio alquilado, aunque no ocupado, sin necesidad de avisarlo con anterioridad ni de intervención judicial alguna y sin que el expositor pueda hacer reclamaciones.
· Si un expositor deja de cumplir sus obligaciones con los organizadores en cuanto a la exposición, la organización puede retener sus mercancías en el mismo edificio donde ha tenido lugar la exposición o almacenarlos a cargo y riesgo del expositor sin necesidad de intervención judicial hasta tanto cumpla las obligaciones contraídas. La organización está autorizada a vender los artículos públicamente o en privado 30 días después de finalizada la exposición si no se han cumplido dichas obligaciones. Después de la venta, la organización se compromete a proceder a la liquidación de las ganancias de acuerdo con sus exigencias además del incremento de gastos de venta y almacenamiento. La organización está explícitamente autorizada por el participante a actuar en este sentido.
· Cualquier cancelación o cambio de la reserva original por parte del expositor deberá efectuarse por escrito a la Secretaría Técnica.
Para cancelaciones realizadas:
Antes del 10 de marzo, el 50% del coste total del stand no será reembolsado.
A partir del 10 de marzo, el 100% del coste total del stand no será reembolsado.
El hecho de no haber emitido factura aún en el momento de la cancelación o aún y no haber hecho ningún pago, la empresa expositora deberá abonar la cantidad correspondiente arriba mencionada dada la contractualidad de la reserva.
CELEBRACIÓN DE ACTIVIDADES PARALELAS
· Cualquier tipo de acto paralelo al Congreso organizado por empresas participantes, ya sean de tipo científico o social, durante los dos días anteriores o posteriores al inicio del Congreso en la ciudad sede del mismo, deberán contar con la aprobación del Comité Organizador.
· Dicho Comité se reserva el derecho de exclusión de la compañía en la exposición comercial del Congreso, en caso de incumplimiento de esta norma.
· La organización del Congreso facilitará y podrá aprobar a las empresas expositoras la organización de actos paralelos al congreso (científicos o sociales), dependiendo de la naturaleza de estos, siempre que no interfieran en las actividades de este, y dentro del marco del Congreso.
· Todos los expositores deben cumplimentar este documento para aceptar los Términos y condiciones arriba mencionados.
Los expositores que no hayan enviado este documento 10 días después de su recepción pueden perder el derecho a su stand.